Die Prozessautomatisierung kann nicht nur zu einem Abbau von Medienbrüchen und einer Reduktion von manuellen Aufwänden führen, sondern auch eine prozessorientierte Unternehmenskultur in kleinen wie größeren Unternehmen fördern.

Prozesse zu automatisieren bedeutet dabei nicht, dass nachher alles automatisch abläuft. Es bedeutet lediglich, dass die Steuerung des Prozesses durch einen Teil der BPM-Software, die Process Engine, vorgenommen wird. Diese Engine entscheidet wann welche Akteure (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Manager, aber auch IT-Systeme) welche Aufgaben zu erledigen haben, um das Prozessziel zu erreichen.

Mittels der standardisierten Business Process Modeling Notation (BPMN) können für die Prozessautomatisierung relevante Informationen visualisiert werden so, dass die Mitarbeiter aus Ihren Fachabteilungen sie verstehen und teilweise sogar selbst modellieren können.